Kartlägg dubbelregistrering innan ni beställer en integration

Välj ett avgränsat flöde

Utgå från en konkret händelse, exempelvis att ett internt ärende går från mottaget till färdigt underlag. Beskriv var flödet börjar och slutar. Undvik att börja med hela verksamhetens alla system; då blir det svårt att följa varje uppgifts betydelse.

Be de berörda rollerna visa ett anonymiserat eller påhittat exempel. Skriv vilka steg de utför och varför. Ett fält som kopieras kan behövas för att någon ska kunna fatta nästa beslut. Den användningen behöver finnas med när ni diskuterar om steget kan förändras.

Följ uppgiften mellan stegen

Notera var uppgiften först kommer in, vem som skriver den och var den sedan återanvänds. Skilj mellan att flytta samma värde och att skapa ett nytt värde utifrån en bedömning. Att räkna om, sammanfatta eller kontrollera något är andra aktiviteter än att kopiera text.

Läs den gemensamma ordlistan inför integration om samma benämning verkar betyda olika saker. Skriv uttryckligen om två värden förväntas vara identiska, likvärdiga efter en bestämd omvandling eller fristående uppgifter som bara råkar ha samma namn.

Fyll i en kopieringsrad

Använd en rad för varje överföring ni faktiskt har observerat:

• Start: vilken händelse gör uppgiften aktuell?
• Ursprung: var finns den information personen utgår från?
• Mål: var skrivs uppgiften in igen?
• Bearbetning: kopiering, kontroll, omräkning eller bedömning?
• Nästa användare: vilken roll behöver resultatet?
• Undantag: när fungerar inte den vanliga vägen?
• Underlag: vem kan bekräfta beskrivningen?

Skriv okänt där ni saknar svar. En tydlig lucka är bättre än en antagen koppling som senare används som krav på en integration. Håll även exempeldata åtskilda från uppgifter om verkliga kunder eller pågående ärenden.

Fråga vad som upptäcks i det manuella steget

Den som registrerar uppgiften kanske ser att något saknas, att en referens är fel eller att ett besked behöver följas upp. Fråga vad personen gör då. Om kopieringen försvinner behöver ni fortfarande bestämma hur dessa situationer ska hanteras.

Samla svaren i undantagslistan före automatisering. Skriv vilken roll som avgör en oklar fråga och vilken information den rollen behöver. Markera sådant som ännu inte är beslutat så att det inte försvinner bakom en förenklad bild av normalflödet.

Beskriv önskat resultat utan att gissa besparingen

Skriv vad ni vill ska bli möjligt: exempelvis att en viss uppgift bara behöver registreras på ett ställe och att mottagande roll kan se om överföringen lyckades. Det är ett önskat beteende som går att diskutera och senare kontrollera.

Om ni vill bedöma tidsåtgång behöver den observeras med en överenskommen metod. Gissa inte en besparing utifrån hur många rutor som finns i ett formulär. Dokumentera vad som har mätts, under vilken period och vilka delar av arbetet som ingår innan en jämförelse görs.

Ta med ett konkret exempel till nästa samtal

Välj en av raderna och beskriv ett normalt fall samt ett relevant undantag. Använd mallen för testfall för att formulera vilket resultat ni vill kunna kontrollera. Det ger ett gemensamt underlag innan någon föreslår en teknisk lösning.

I AI-kartan kan ni börja beskriva verksamhetens behov. Ta med kartläggningen i den fortsatta dialogen. AI-assisterad originalguide med ett redaktionellt arbetssätt.